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除籍謄本の取り方を取得しやすい順に説明!迷わず完璧に取得する方法

「除籍謄本を取るのは初めてなので、取り方がよく分からない。亡くなった父が、生まれたときから亡くなるまでの除籍謄本を一式揃えるって、いったいどうすればいいのだろう・・・」

除籍謄本は、相続手続きをするとき、必ず必要です。亡くなられた方の本籍が、どこだったのかを確認しながら、その地をたどって取得することになります。

生まれたころまでさかのぼっていくと、1人の方で5~6通の除籍謄本を取得することになるでしょう。そんなに?と驚きますよね。

本記事では、除籍謄本の取り方を取得しやすい順でご説明するとともに、取るときに知っていると役立つポイントや見方のポイントをまとめましたので、取得する前にぜひ、ご一読いただければと思います。

1.除籍謄本の取り方は本籍地を確認して管轄の役所で取得する

除籍謄本は戸籍謄本を取得するときと同じで、本籍地のある市役所で取得することができます

まずは亡くなられた方の、最後の本籍地を確認して、その地を管轄している役所に請求してください。もし、本籍地が分からない場合は、亡くなられた方の住所地で「住民票の除票」を取得すれば簡単に確認することができます。

図1:本籍地が分からなかったら「住民票の除票」を取得
籍地が分からなかったら「住民票の除票」を取得

※住民票の除票について詳しくは、こちらを参考にしてください。(当サイト内)
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2.【取得しやすい順】除籍謄本の3つの取り方

除籍謄本の取り方には、①市役所の窓口で取得する、②郵送で取得する、③第三者に依頼して取得する3つの方法があります。取得しやすい順にメリットとデメリットをご説明いたします。

2-1.おススメ1:窓口に行く取り方

本籍地のある市役所がお近くにあれば、直接窓口で取得するのが一番おススメです。

市役所には、請求用紙(図2)が用意されているので、事前に準備することなく、その場で記入して取得することができます。記入方法が分からなければ、窓口の担当者の方が対応してくださるので安心です。

請求用紙に必要事項を記載して窓口に提出します。窓口では、請求者の本人確認書類と、相続人であることが証明できる書類の提示が求められます。取得費用は1通750円です。

取得できる時間は、平日の開庁時間に限られ、休日開庁について、各市役所に確認が必要です。

図2:請求用紙の記入例
請求用紙の記入例

2-2.おススメ2:郵送での取り方

本籍地が遠方の場合は、郵送で請求することができます。郵送の場合、窓口での請求とは違い、ご自身ですべて準備しなければならず、少し手間がかかります。

請求に不備があった場合は、再請求などで時間がかかってしまいます。

請求用紙は、各市役所のホームページからダウンロードすることができます。請求に必要な書類をすべて同封して郵送します。

返送されるまでには1~2週間程度かかりますので、お急ぎの場合は速達をご利用ください。取得費用は窓口請求と同じ1通750円ですが、現金ではなく、定額小為替を同封します。
 
 <郵送請求で必要なもの>
 ・定額小為替(郵便局で購入できる、購入手数料がかかる)
 ・返信用封筒(返信先の住所氏名を記入、切手を貼付)
 ・本人確認書類の写し
 ・郵送用請求書(市役所のホームページからダウンロード)

図3:郵送用請求用紙の記入例
郵送用請求用紙の記入例

2-3.おススメ3:第三者に頼む取り方

請求者ご本人が直接取得することが難しい場合は、委任状で第三者の方に取得を代行していただくことが可能です。

除籍謄本を請求するために必要な書類と、委任状、および委任された方の本人確認書類を提示して取得します。専門家に依頼した場合は報酬がかかります

表1:メリットとデメリットの比較
メリットとデメリットの比較

3.除籍謄本を取得する前に準備しておくもの

請求に必要なものについて詳しくご説明いたします。

表2:準備が必要なもの
準備が必要なもの

4.除籍謄本を取得するときに役立つ3つのポイント

請求する前に知っておくべきポイントが3つあります。

4-1.ポイント1:死亡届の提出直後は取得できない

亡くなられると死亡届を市役所に提出しますが、戸籍や住民票に反映され、受理手続きが完了するまでには、1週間から10日間ほどの時間がかかります。

そのため、死亡届提出直後に除籍謄本を請求しても、まだ除籍謄本が取得できない可能性がありますので注意してください。

4-2.ポイント2:本籍地にあるすべての除籍謄本が必要

戸籍は、戸籍法という法律が改正されるタイミングで改製され、自動的に戸籍謄本が新しくなります。

知らないうちに、同じ本籍地内に除籍謄本が数通存在している場合がありますので、請求するときに「同じ本籍地内に存在するすべての除籍謄本を取得したい」と伝えてください。

4-3.ポイント3:すでに存在しない除籍謄本は「焼失・廃棄証明」で代用

除籍謄本の保存期間は、現在は150年ですが、平成22年6月までは80年でした。保存期間を過ぎてすでに廃棄されている除籍謄本や、戦災や震災、火災などで焼失してしまった除籍謄本は取得することができません。

その場合は、市役所に「廃棄証明、または焼失証明」を発行してもらうことができます。この証明でそれ以前の除籍謄本の取得はできないことが証明されます。

5.【除籍謄本の見方】スムーズに取得できる2つのポイント

本籍地は、結婚や離婚、養子縁組などを理由に変更している場合と、先述したように法改正に伴って、同じ本籍地内で自動的に改製されている場合があるため、出生までさかのぼって収集すると、約5~6通の除籍謄本を取得することになります。

取得した除籍謄本よりもさらに前の除籍謄本が必要な場合、どこに請求すればよいのか確認しなければなりません。

窓口で取得する場合は、その場で窓口の方に尋ねると教えていただけます。郵送で取得した場合は、取得した除籍謄本の記載内容から判断するしかありません。

除籍謄本の以下の2つのポイントを確認してください。取得した除籍謄本が「いつからいつまで」なのかを確認し、出生の時期までさかのぼっていきます。

【確認ポイント】
ポイント①:除籍謄本の証明期間を確認
      ※改製日、編製日、死亡日、入籍日、除籍日などの日付を確認
ポイント②:どこからどこへ異動してきたのか所在を確認
      ※従前戸籍の内容から確認

最近の除籍謄本はコンピュータ化されているので見やすくなっています。コンピュータ化される前は手書きの戸籍もあるため、記載内容が読み取りづらい場合がありますが、2つのポイントを確認すればスムーズに取得することができます。

図4:コンピュータ化された除籍謄本の例
ンピュータ化された除籍謄本の例

図5:コンピュータ化される前の除籍謄本の例
ンピュータ化される前の除籍謄本の例

6.まとめ

除籍謄本は、本籍地のあった市役所で取得することができます。住所地と本籍地は違う場合がありますので注意してください。

除籍謄本の一番簡単な取り方は、直接窓口で請求する方法です。郵送で請求することもできますが、請求用紙を入手して、返信用封筒の準備や定額小為替の購入など、取得準備に手間がかかります。

また、本籍地は途中で変更されている可能性があります。戸籍の記載内容から次の本籍地の請求先を判断して、出生の時期まで順にさかのぼって揃えていきます。

すべて取得できるまでに1ヶ月ほどかかる場合がありますので、期限を要する相続の手続きが必要な場合は、早めに準備されることをおススメいたします。

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